Cum să optimizați plățile în afacerea dvs. B2B: Cele mai bune practici pentru 2026

Optimizarea plăților B2B în 2026 înseamnă mult mai mult decât alegerea unei modalități mai rapide de a efectua un transfer bancar. Pentru companii, este important ca întregul proces – de la emiterea facturii și inițierea plății până la încasarea fondurilor și reconcilierea acestora – să necesite cât mai puține operațiuni manuale.

Acest lucru este deosebit de important în relațiile B2B. O companie poate lucra simultan cu zeci sau sute de clienți, furnizori și parteneri, fiecare cu propriile facturi, termene și plăți. Chiar și micile ineficiențe ale procesului se pot transforma în ore de muncă administrativă în fiecare lună.

O platformă B2B modernă poate conecta vânzările, facturarea și plățile într-un singur proces digital. Open Banking și plățile directe de la cont la cont oferă posibilitatea suplimentară de a integra transferul bancar direct în acest proces, în loc ca utilizatorul să introducă manual toate datele necesare plății.

Particularitățile și provocările plăților B2B moderne

Principala provocare a plăților B2B este faptul că procesul implică adesea mai mulți participanți, documente și pași administrativi decât plățile efectuate de consumatorii finali. De la emiterea facturii până la reconcilierea finală a acesteia pot fi implicate echipe comerciale, financiare și contabile din ambele companii.

În multe companii, factura este încă trimisă prin e-mail, după care destinatarul trebuie să intre separat în aplicația de mobile banking sau internet banking și să inițieze transferul. După încasarea banilor, echipa financiară a furnizorului trebuie să stabilească facturii căreia îi corespunde suma primită.

Transferul bancar propriu-zis reprezintă doar o parte a procesului. Tocmai operațiunile efectuate înainte și după acesta generează adesea cea mai mare parte a muncii administrative.

Cash flow întârziat și decontare lentă în tranzacțiile între companii

Întârzierile de cash flow în tranzacțiile B2B sunt adesea cauzate nu doar de termenele de plată convenite, ci și de modul în care plata este inițiată și procesată. Dacă un client primește o factură și trebuie ulterior să inițieze singur transferul, între primirea documentului și efectuarea efectivă a plății apare încă un pas.

Contează și tipul transferului bancar utilizat. Potrivit Băncii Centrale Europene, o plată electronică standard în UE poate dura până la o zi lucrătoare, în timp ce prin SEPA Instant Credit Transfer fondurile pot fi disponibile în contul beneficiarului în maximum 10 secunde.

Pentru companii, încasarea rapidă a unei plăți deja inițiate este importantă, dar la fel de important este cât de ușor poate clientul să inițieze plata. Atunci când opțiunea de plată face parte din factură, portalul pentru clienți sau un alt proces digital, drumul dintre primirea obligației de plată și achitarea acesteia devine mai scurt.

Erori contabile la reconcilierea manuală a facturilor și transferurilor

Asocierea manuală a sumelor încasate prin transfer bancar cu facturile crește riscul de erori și încarcă echipele financiare cu activități care pot fi automatizate. Situațiile sunt deosebit de problematice atunci când plătitorul omite numărul facturii, introduce o altă explicație a plății sau combină mai multe obligații într-un singur transfer.

În aceste cazuri, echipa contabilă trebuie să identifice plătitorul, facturile achitate și dacă suma primită corespunde celei așteptate.

Atunci când un identificator specific al comenzii, facturii sau obligației este asociat cererii de plată încă din momentul creării acesteia, plata primită poate fi corelată mult mai ușor cu înregistrarea corectă din sistemul intern.

Rolul unei platforme B2B moderne în digitalizarea vânzărilor

O platformă B2B modernă poate reuni comanda, factura și plata într-un singur proces digital coerent. În loc ca diferitele etape să fie gestionate în sisteme separate, plata poate fi asociată direct tranzacției respective.

Acest lucru este deosebit de util pentru companiile care utilizează portaluri B2B, sisteme ERP, conturi de client sau platforme digitale pentru comenzi. După ce clientul business selectează un produs sau un serviciu, sistemul poate crea o cerere de plată specifică, cu datele necesare deja completate.

Astfel, plățile B2B nu mai reprezintă un proces administrativ separat după vânzare, ci devin parte integrantă a vânzării.

Integrarea transferurilor bancare directe în portalurile comerciale

Plățile bancare directe pot fi integrate într-un portal B2B astfel încât clientul să treacă direct de la o anumită comandă sau factură la mediul bancar propriu. Compania nu trebuie să înlocuiască transferul bancar – se schimbă doar modul în care acesta este inițiat.

Cu o soluție bazată pe Open Banking, clientul își poate selecta banca, poate fi redirecționat către aplicația de mobile banking sau internet banking și poate confirma o plată deja pregătită.

Acest model nu se limitează la e-commerce B2B. Un link de plată poate fi inclus într-o factură electronică sau trimis prin e-mail ori printr-un alt canal de comunicare. Astfel, plățile bancare directe pot fi utilizate și de companiile care nu dispun de propriul portal comercial.

Inițierea automată a plății fără riscul introducerii unui IBAN greșit

Un IBAN completat în prealabil elimină necesitatea ca plătitorul să îl copieze sau să îl introducă manual și reduce astfel una dintre posibilele surse de eroare umană în cazul transferurilor bancare. Suma, beneficiarul și detaliile plății pot fi, de asemenea, completate în avans, în funcție de soluția de plată utilizată.

Clientul primește o cerere de plată pregătită, verifică informațiile și confirmă operațiunea prin intermediul băncii sale.

În cazul IRIS Pay, de exemplu, parametrii plății sunt furnizați în prealabil, iar clientul își selectează banca și confirmă plata în mediul bancar. Astfel, procesul devine mai scurt și scade necesitatea transferării manuale a informațiilor între factură, sistemul comercial și aplicația bancară.

Cerințe și pași pentru deschiderea unui cont bancar de business online

Deschiderea unui cont bancar de business online depinde de banca aleasă, țara în care este înregistrată compania și procedurile de identificare și verificare aplicate de instituția financiară respectivă. Prin urmare, nu există un proces unic valabil pentru toate băncile și toate companiile.

În mod obișnuit, banca trebuie să identifice persoana juridică, reprezentanții și beneficiarii reali ai acesteia și să efectueze verificările necesare în conformitate cu cerințele aplicabile. În funcție de bancă, o parte sau întregul proces poate fi realizat de la distanță.

Pentru companii există însă și o altă întrebare importantă: este necesară deschiderea unui cont nou atunci când compania introduce o nouă metodă de acceptare a plăților?

În cazul IRIS Pay, comerciantul nu trebuie să deschidă un cont bancar nou special doar pentru utilizarea serviciului. Comerciantul își poate înregistra contul bancar pentru a primi fondurile provenite din plățile clienților. Astfel, noul canal de plată poate fi adăugat structurii financiare existente a companiei.

Automatizare și securitate în plățile între companii în 2026

Automatizarea plăților B2B în 2026 trebuie să reducă munca manuală și, în același timp, să păstreze controlul asupra fiecărei tranzacții. O automatizare eficientă nu înseamnă doar efectuarea mai rapidă a plăților, ci și posibilitatea ca fiecare tranzacție să fie identificată, urmărită și asociată unei anumite obligații.

Open Banking permite inițierea plății printr-o conexiune securizată cu banca clientului, autentificarea având loc în mediul bancar. În acest model, comerciantul nu trebuie să primească datele cardului pentru a accepta plata respectivă.

Automatizarea poate continua și după efectuarea tranzacției. Atunci când soluția de plată este integrată cu un sistem ERP, contabil sau comercial, statusul plății poate fi utilizat pentru acțiuni ulterioare – de exemplu, actualizarea unei comenzi sau asocierea sumei încasate unei anumite obligații.

Astfel, valoarea automatizării nu se măsoară doar prin viteza transferului, ci și prin timpul administrativ economisit de companie în întregul proces.

Optimizați procesele financiare ale afacerii dvs. B2B cu IRIS Pay

IRIS Pay permite companiilor să integreze plăți directe din contul bancar în diferite procese B2B, fără ca utilizatorul să fie nevoit să creeze manual un transfer bancar. Soluția se bazează pe Open Banking și permite transferarea fondurilor direct din contul plătitorului în contul comerciantului.

Pentru un portal B2B sau o platformă online, IRIS Pay by Click poate fi integrat direct în procesul de plată. Pentru facturi și plăți la distanță, IRIS Pay by Link permite crearea unui link de plată cu parametri predefiniți, care poate fi trimis clientului sau inclus într-un document digital. IRIS Pay by QR oferă posibilitatea inițierii plății prin scanarea unui cod QR.

IRIS Pay oferă și posibilități de integrare API cu sistemele interne ale companiei. Astfel, o anumită plată poate fi asociată unei comenzi sau unui alt identificator, iar statusul acesteia poate fi urmărit în sistemul companiei.

Pentru companiile B2B, acest lucru schimbă perspectiva asupra optimizării. Nu mai este vorba doar despre găsirea unui cost mai mic pentru fiecare transfer bancar. Obiectivul este reducerea numărului de operațiuni dintre emiterea facturii și încasarea și identificarea plății.

Combinarea plăților bancare directe, a Open Banking și a automatizării poate transforma plata dintr-o sarcină administrativă separată într-o parte firească a procesului digital B2B.

Întrebări frecvente

Ce sunt plățile B2B?

Plățile B2B sunt plăți efectuate între două companii pentru bunuri, servicii sau alte obligații contractuale. Acestea pot fi realizate prin transferuri bancare și alte soluții de plată, iar în modelele digitale moderne plata este tot mai des integrată cu facturi, sisteme ERP și platforme B2B.

Cum poate o platformă B2B să simplifice plățile?

O platformă B2B poate conecta direct comanda sau factura cu procesul de plată. Astfel, clientul nu trebuie să treacă la un proces complet separat și să introducă manual datele de plată, iar compania poate asocia mai ușor suma încasată cu tranzacția corespunzătoare.

Este necesară deschiderea unui cont bancar de business online pentru a utiliza IRIS Pay?

Nu este necesară deschiderea unui cont bancar nou dedicat exclusiv utilizării IRIS Pay. Comerciantul își poate înregistra contul bancar pentru a primi plățile clienților. Atunci când deschiderea unui cont bancar de business online este necesară din alte motive, procesul depinde de procedurile și cerințele băncii alese.

Cum reduc plățile bancare directe riscul de erori?

Plățile bancare directe pot reduce erorile deoarece IBAN-ul, suma și alte informații necesare pot fi completate înainte ca utilizatorul să treacă la confirmarea plății. Astfel, aceste date nu mai trebuie copiate manual dintr-o factură sau dintr-un alt document.

Poate o plată B2B să fie asociată automat unei anumite facturi?

Da, atunci când soluția de plată și sistemele companiei sunt integrate corespunzător. Un identificator al comenzii sau al obligației poate fi asociat operațiunii de plată, ceea ce permite utilizarea informațiilor despre plată în sistemul ERP, contabil sau într-un alt sistem intern.

Ce economisește, în mod concret, automatizarea plăților B2B?

Automatizarea economisește în primul rând operațiunile manuale asociate transferului bancar. Clientul nu mai trebuie să copieze toate datele de plată, iar compania poate reduce timpul necesar verificării, identificării și asocierii sumelor încasate cu anumite comenzi și facturi.